Как правильно оформить инвойс и пакинг-лист?
Успешность любого предприятия, связанного с оборотом товара, зависит от грамотности составителя сопроводительных документов. Для перевозчика с большим грузооборотом на дальние расстояния, с прохождением таможенных пунктов отчетная сторона бизнеса особенна актуальна. Неточность документа в реквизитах продавца, ошибки в цифрах, датах, наименованиях могут спровоцировать задержки груза, и, как следствие – серьезные убытки.
Рассмотрим два основных сопроводительных документа перевозчика – Инвойс и Пакинг-лист, которые перекликаются между собой в некоторых пунктах, но все же имеют отличия. Если вы заполните данные документы согласно нашим рекомендациям, недоразумений на таможне можно предупредить и избежать.
Инвойс (Invoice – англ. счет-фактура)
Инвойс — это коммерческий документ установленного образца, который составляется для отражения сделки между продавцом и покупателем. Данный документ служит двум целям:
1) удостоверяет фактическую отгрузку товара продавцом (подрядчиком) покупателю (заказчику), с указанием номенклатуры и стоимости товара;
2) служит основанием для сбора таможенных пошлин и налогового учета НДС.
Как любая счет-фактура, Инвойс содержит следующие параметры:
— номер и дата оформления;
— банковские реквизиты продавца, идентификационные номера налогоплательщика для продавца
и покупателя;
— адреса и точные наименования грузоотправителя (продавца) и грузополучателя (покупателя);
— наименование товара, оформленного к отгрузке; его количество в единицах поставки, цена за
единицу и(или) общий объем, особые условия поставки и оплаты по контракту, совпадающие с
паспортом сделки, код товарной номенклатуры (ТН);
— ссылку на контракт (номер, дата).
На какие детали нужно особо обратить внимание при проверке вашего Инвойса
1) Совпадение документальных и фактических параметров груза:
— стоимости товара;
— количество единиц или объема (веса) к отгрузке;
— валюты платежа;
2) Полноту отображаемой информации;
3) Читаемость текста, особенно полей с кодами ТН ВЭД;
4) Ясный оттиск печати.
Дополнительное внимание!
Для более полного отражения сделки иногда указываются также банковские реквизиты покупателя. Если Инвойс составлен на китайском языке, то необходимо иметь полную дословную копию документа на английском языке.
Пакинг-лист (Packing list – англ. упаковочный лист)
Пакинг-лист — еще один важный для перевозчика документ, который выписывается одновременно с Инвойсом и дублирует часть информации. Однако эти документы имеют некоторые отличия. Если Инвойс направлен на отражение информации по контракту и участникам сделки, в том числе финансовой, то Упаковочный лист служит товарной спецификацией, которая содержит детальную информацию по каждому наименованию. Особенно актуален такой документ-опись в качестве дополнения к Инвойсу, если груз содержит большое количество единиц товара, с различным весом и содержимым.
Особых требований по заполнению нет, поэтому каждый отправитель выбирает свой вариант документа.
Китайские продавцы дополнительно отправляют Пакинг-лист в электронном виде, для контроля.
Упаковочный лист содержит следующую информацию:
— номер, дата Packing List;
— полные наименования продавца и покупателя, грузоотправителя и грузополучателя, прочая
контактная информация;
— маршрут следования груза;
— номер, дата заказа (контракта);
— перечень вложений с точным описанием каждого наименования товара;
— количество единиц товара;
— номер, вид упаковки;
— габаритные размеры вложений;
— вес товара с упаковкой и без (нетто-брутто);
— общий объем груза;
— общий вес груза.
Важно!
В Packing List входят практически все товарные показатели груза, кроме его стоимости. Данный факт вполне закономерен, так как Упаковочный лист располагается на упаковке снаружи, в общем доступе. Чтобы никто посторонний не владел лишней информацией о ценности груза, отправитель заботится о его безопасности и сохранности.
Особое внимание:
Данные в Инвойсе и Пакинг-листе должны совпадать по всем пунктам!
Также следует избежать самой распространенной ошибки при оформлении Упаковочного листа – расхождения фактического веса с заявленным документально.
Китайские отгрузчики довольно часто грешат формальным подходом при взвешивании груза, поэтому будьте внимательны при сверке. Плюс-минус 100 кг для таможни – не вариант!
Удачных вам документов и отправителей!
